Kotitoimistoilta kajahtaa – OSG:n etätyöläisten kuulumisia

OSG Agency Turku ja Helsinki työntekijät

Kotitoimistoilta kajahtaa – OSG:n etätyöläisten kuulumisia

Etätyön tekeminen on hetkessä pompannut suomalaisen työelämäpuheen kärkeen – ja hyvästä syystä. Kaikki kynnelle kykenevät organisaatiot ovat suositelleet ja jo mahdollisuuksien mukaan siirtyneetkin etätöihin. Monissa työpaikoissa etätöiden tekeminen on normaalia arkea: OSG:lläkin etätyön tekeminen on ollut jo pitkään sallittua, mutta moni meistä viihtyy kotitoimistoa enemmän oikealla toimistolla energisen ilmapiirin, sujuvamman kommunikoinnin ja tietysti mahtavien työkavereiden takia. 

Asiantuntijaorganisaatioissa etätöiden teko on teoriassa helppoa – läppäri ja laturi vain kainaloon ja kotisohvalle töitä tekemään. Mutta miten asia onkaan käytännössä? Etäpäivä silloin tällöin sujuu helposti, mutta entäpä, kun kotitoimistosta tulee uusi normaali viikoiksi – jopa kuukausiksi?

Kannustamme kaikkia etäilijöitä pitämään hyvää huolta jaksamisestaan, ja kokosimme tähän artikkeliin vertaistukeamme, vinkkejämme sekä OSG:läisten kommentteja etätöistä ja niiden sujumisesta. Huomasimme myös, että poikkeustila on jo nopeasti poikinut uusia, positiivisia toimintatapoja – näitä haluamme jatkaa myös normaaliin toimistoarkeen palattuamme!

Miten asiakkaiden palvelu sujuu etänä? 

”- Näkyvin ero on tietysti se, että niin asiakkaiden kuin henkilökunnankin hyvinvoinnin takaamiseksi siirryimme tapaamisista puhelin- ja videopalavereihin”, kertoo toimitusjohtajamme Mikko Raunio. ”- Olemme kuitenkin asiakkaidemme palveluksessa täysin normaalisti. Itsellänikin on parhaimmillaan ollut päivässä 15 etäpalaveria, ja kyllä hommat ovat hoituneet yhtä sujuvasti eteenpäin kuin ennenkin. Jatkamme töitä samalla intensiteetillä, mutta vain fyysisesti kauempana toisistamme”, Raunio valottaa.

Digital Marketing Managerimme Vesa Kajander komppaa Mikkoa: ”- Työskentelen muutenkin joustavasti missä milloinkin – kotona, autossa tai toimistolla. Sinänsä arkeni ei ole muuttunut, ja töiden tekeminen sekä yhteydenpito asiakkaisiin on sujunut ilman sen kummempia poikkeuksia. Tosin yksi uusi vastuullinen työtehtävä on ilmestynyt mukaan työpäiviin – toimin nykyään myös kotikoulun rehtorina”, kouluikäisiä tyttäriä paimentava Kajander naurahtaa.

Entä kuinka huolehditaan hyvästä työilmapiiristä?

Koska OSG:llä on jo pitkään ollut toimistot kahdessa kaupungissa, on meillä jo totuttu siihen, että työkavereista osan kanssa pelkästään soitellaan tai viestitellään.  Kuitenkin sekä Turun että Helsingin toimistoilla on se oma fyysinen työyhteisö, jonka olemassaolo ja näkymätön tuki on tärkeää jaksamisen ja hyvinvoinnin kannalta – asia, joka on huomattu aivan uudella tavalla nyt, kun emme näe toisiamme päivittäin.

OSG:llä ratkaistiin asia perustamalla väliaikainen matalan kynnyksen ”OSG:n etätyöläisten self help -kanava”, eli kaikessa yksinkertaisuudessaan varasimme kalentereista höpöttelyaikaa joka aamu klo 9 etäpalaverin muodossa. ”- Tein ihan vain simppelin Google Hangouts -linkillä varustetun kalenterikutsun muutaman viikon ajaksi, jonka lähetin saatesanojen kera kaikille. Jokainen meistä voi siis helposti klikata itsensä jutustelemaan muiden paikalla olevien kanssa tai vaikka vain kuuntelemaan työkavereiden jorinoita, jos ei itse vielä ole aamusta juttutuulella. Yhteydenpito ei siis vaadi poppaskonsteja”, OSG:n Content Specialist Mirva Tapio kertoo.

Myös muut sisäisen viestinnän kanavat kannattaa ihan viimeistään nyt aktivoida. Slack, firman oma Facebook-ryhmä, Whatsapp-keskustelut ja muut yhteydenpitotavat – jopa se ihan perinteinen sähköposti – muistuttavat työkavereiden olemassaolosta ja takaavat ainakin osittain hyvän työfiiliksen jatkuvuuden.

Kun työasioita joutuu setvimään pitkälti viestien kautta, muista kiinnittää erityistä huomiota siihen, miten kirjoitat asiasi kollegalle. Näin minimoit väärinymmärrysten mahdollisuuden ja kommunikointi on sujuvampaa.

Pidä kiinni normaalista rytmistäsi niin työpäivän aikana…

Tehokas etätyöskentely onnistuu rutiinien kanssa. Pidä kiinni normaalista päivärytmistä: aloita samaan aikaan kuin tavallisestikin menisit toimistolle, lounasta puolenpäivän aikoihin ja lopeta noin 8 tunnin työpäivän tehtyäsi (tai mikä normaali työaikasi sitten onkaan). Mikäli töitä on paljon, päivärytmi lähtee hajoamaan ja aikataulutus tuntuu vaikealta, voit myös lukea aiemman blogiartikkelimme ajanhallintaan liittyen.

Muista nousta ylös useasti ja pidä lyhyitä, virkistäviä taukoja käväisemällä vaikka ulkona tai tekemällä taukojumppaa, jota on itse asiassa jo aiemminkin ansiokkaasti hyödynnetty Helsingin-toimistollamme. Account Managerimme Tarja Silde avaa jumppatuokion kulkua: ”- Taukojumppaamme eri tavoin, mutta yleisesti liikkeet keskittyvät toimistotyöntekijän ongelmakohtiin eli yläselkään ja niska-hartia-osastoon. Teemme erilaisia kiertoja ja suoristuksia sekä lisäksi aina alkuun lonkkien venytykset, jotka Mikko urheiluvalmentajan kokemuksellaan vinkkasi lisäämään joka jumpan alkuun aikansa heilumistamme katsottuaan. Lämmin suositus myös Jumppakissan taukojumpalle, jonka parissa olemme usein sekä jumpanneet että samalla nauraneet vedet silmissä!”

…kuin sen jälkeenkin

Kotitoimistolta voi olla yllättävän hankala lähteä, kun konkreettinen siirtyminen työpaikalta kotiin puuttuu. Työpäivä saattaa ihan huomaamatta venyä, kun työasioista ei irrottaudu samalla tavalla. Huolehdi, että vedät selkeän rajan työn ja vapaa-ajan välille, vaikka työskenteletkin kotoa käsin. 

”- Harrastan aktiivisesti kamppailu-urheilua. Nyt kun salit ovat valitettavasti kiinni, pyrin kuitenkin pitämään kiinni treeniajoistani lähtemällä vaikkapa lenkille siihen aikaan, kun treenit normaalisti olisivat. Työ ja vapaa-aika pysyvät paremmin erillään, ja normaaliin treenirytmiinkin palaaminen on myöhemmin helpompaa. Lisäksi aamun työmatkaan aiemmin kuluneen ajan voi nyt käyttää vaikka aamujoogaan tai venyttelyyn, jossa esim. sopivilla rangan kierroilla saa energisen fiiliksen aamuun. YouTubesta löytyy paljon hyviä 10-15 minuutin harjoituksia, joiden avulla voi helposti virittää mielen ja kehon kohti tehokasta työpäivää”, vinkkaa Project Directorimme Marko Aarnio.

Työasento ja ergonomia ovat jaksamisen A ja O

Nyt jos koskaan on tärkeää kiinnittää huomiota omaan työasentoon ja ergonomiaan. Etätyöjakson pitkittyessä jopa useiksi viikoiksi, ei sohvannurkka enää sovi työskentelytilaksi, vaan oman hyvinvoinnin takia on yritettävä järjestellä itselleen toimisto-olosuhteita vastaava tila.

”- Itse päätin hakea heti tilaisuuden tullen toimistolta normaalit ”varusteeni” eli satulatuolin, näytön, näppäimistön sekä ergonomisen hiiren”, kertoo Project Managerimme Essi Jaakkola. ”- Kaksiossani ei ole työhuonetta, joten rakensin toimistoni olohuoneeseen, ruokapöydän päähän – makuuhuoneessa sijaitsevalle työpöydälle kun oli sängystä aivan liian lyhyt matka! Työpäivän organisointi ja työskentelypisteen järjestely on nyt entistä tärkeämpää. Kalenteroin itselleni lounasajan sekä kahvitauot, jota suosittelen kyllä ehdottomasti muillekin. Tuuletan myös huonetta säännöllisesti, sillä raittiissa ilmassa ajatukset juoksevat huomattavasti paremmin!

(artikkeli jatkuu kuvan jälkeen)

Hyödyllistä lukemista kaikille kotitoimistoa kasaaville on Työterveyslaitoksen ergonomian tietopankki toimisto- ja tietotyöläiselle, josta löydät erittäin kattavasti tietoa ja suosituksia hyvästä työergonomiasta ja työpisteen rakentamisesta.

Mikäli työnantajasi ei ole vielä ottanut asiaa puheeksi, kysy rohkeasti vinkkejä ja tukea siihen, miten voisit parantaa kotitoimiston olosuhteita ja työhyvinvointiasi. Apua on varmasti saatavilla! Voit myös kurkata työhyvinvoinnista kertovan blogiartikkelimme

Poikkeustila poikii myös hyvää – kohti uutta, parempaa työarkea?

Vaikka elämmekin tällä hetkellä poikkeuksellista työarkea kotitoimistoillamme, on tilanne poikinut jo uusia, positiivisia oivalluksia parempiin työpäiviin. Esimerkiksi Digital Marketing Managerimme Vesa Kajander maksimoi tehokkaan työskentelyn ja hyvinvointinsa ylläpidon hoitamalla tunnin palaverin rauhallisella kävelylenkillä, koiraansa samalla ulkoiluttaen.

Itse asiassa, metodi on ollut käytössä myös Steve Jobsilla, jonka kerrotaan saaneen parhaimmat ideansa kävelypalavereissa. Eikö ajatus kulkisikin hieman kirkkaammin raittiissa ilmassa esimerkiksi metsässä tai rantakallioilla vaellellen? Olisiko sinulla enemmän virtaa loppupäivään, kun kävisit kesken päivän liikkumassa tunnin verran?

Näiden toimien ei tarvitse jäädä vain poikkeustilan aikaisiksi erityistoimiksi, vaan ne voi nostaa keskusteluun myös silloin, kun pääsemme kaikki palaamaan takaisin normaaliin toimistoarkeen.  Mutta minkälainen tulee olemaan uusi normaali toimistoarki – sen määrittelette te itse.

OSG Agency on datalähtöisyyden & luovuuden liittoon luottava mainostoimisto. Voisimmeko auttaa sinun yritystäsi myynnissä tai markkinoinnissa? Kurkkaa töitämme  ja ota yhteyttä!