Kalenterointi-tetris ja todo-laivanupotus
Iso osa projektinhallinnasta on aikataulutusta. Mitä aika edes on ja miksi se on aina kortilla? Tätä kysymystä ovat pohtineet useat filosofit ja tiedemiehet. Miten näin epämääräistä käsitettä voi muka hallita? Tämän kysymyksen parissa joudumme painimaan päivittäin niin töissä kuin vapaa-ajalla. Tästä kirjoituksesta löydät vinkkejä ajanhallintaan, jotka toivottavasti auttavat kisajuoksussa kelloa vastaan.
Välillä aika tuntuu kulkevan valonnopeutta ja toisinaan se matelee. Ajankulkua ei voi varsinaisesti tuntea, mutta ajantaju on kognitiivinen prosessi, ja onhan se havaittavissa myös silmäkulmien rypyistä. Otsalle ryppyjä tuo sitten taas huono ajanhallinta, jota kaikki varmasti haluaisi mahdollisuuksien mukaan välttää. Aikataulutuksen avainsanoja ovat ennakointi, suunnitelmallisuus ja tehokkuus. Vanha suomalainen sananlasku kertoo, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Onneksi on myös muita konkreettisempia keinoja suunnitelmalliseen ajanhallintaan.
1-3-5-sääntö
Ajanhallinnassa tärkeää on osata priorisoida eri tehtäviä tärkeysjärjestykseen. Tähän hyvä työkalu on 1-3-5-sääntö, joka tarjoaa ratkaisun päivittäiseen priorisointiin ja isojen tehtävämäärien hallintaan. Sääntö suosittelee valitsemaan yhdelle päivälle yhden selkeän isomman tehtävän, kolme keskikokoista tehtävää ja viisi pienempää suoritetta. Yhteensä päivälle valitaan siis yhdeksän erilaista tehtävää, ei sen vähempää eikä enempää. Tällöin pakka ja nuppi pysyvät suunnilleen kasassa, ja saatat päästä kotiinkin vielä toimistoaikojen puitteissa.
Pomodoro
Pomodoro on italialaisen Francisco Cirillon kehittelemä ajanhallintatekniikka, suomalaisittain tomaattitaktiikka. Pomodoro perustuu siihen, että työskentelet tehokkaasti keskittyen 25 minuuttia, jonka jälkeen pidät viiden minuutin tauon. Neljän työskentelyjakson, eli pomodoron, jälkeen saat pitää pidemmän 20 minuutin tauon. Tekniikan tavoite on saada sinut työskentelemään mahdollisemman tehokkaasti 25 minuutin jakson ajan. Pomodoro-tekniikan tavoitteena on keskittyä intensiivisesti työn alla olevaan tehtävään, ilman että selaisit samalla sosiaalista mediaa tai eksyisit jututtamaan työkaveria päivän kuulumisista.
Eisenhowerin matriisi
Monella on sisäänrakennettuna ominaisuutena epäolennaiseen keskittymisen jalo taito. Suursiivouskin tuntuu houkuttelevalta kriittisen deadlinen alla. Eisenhowerin matriisi pyrkii ratkomaan tätä sisäistä koodivirhettä. Matriisi on nimetty Yhdysvaltain entisen presidentin, Dwight D. Eisenhowerin, mukaan (engl. Eisenhower matrix). Metodia kutsutaan myös Eisenhowerin laatikoksi, jossa tehtäviä jaetaan ja priorisoidaan nelikenttään. Nelikenttä saattaa olla hyvä työkalu visualisoida esimerkiksi jonkun isomman projektin prioriteettijärjestyksiä. Ajanhallinnassa on usein järkevää miettiä mitä pitää tehdä nyt, ja mitä voi puolestaan siirtää tuonnemmaksi tai poistaa todo-listalta kokonaan.
Tärkeät ja kiireelliset työt
Tärkeät kiireelliset työt sinun on tehtävä viipymättä. Tällaiset tehtävät saattavat usein yllättää ja nousta adhock-toimenpiteinä työlistan kärkeen, syrjäyttäen kaikki muut kalenterimerkinnät. Siksi kalenteriin kannattaa jättää sopivasti ilmaa erilaisille kiiretehtäville, tai vaikka varata ennakkoon joka päivälle aikaa kiireisten töiden suorittamiselle. Ennakkoon aikatauluttaminen saattaa olla järkevää esimerkiksi juuri ennen tärkeän kilpailutuksen deadlinea, jolloin saatat odottaa viime hetkelle yllättäviä selvityspyyntöjä.
Tärkeät, mutta ei kiireelliset työt
Nämä tehtävät on luokiteltu tärkeiksi, mutta ei niin kiireellisiksi. Suunnittele siis koska ehdit nämä työt hoitamaan ja dedikoi niille aikaa kalenteristasi. Tällaiset työt saattavat helposti jäädä muiden kiireisten töiden jalkoihin, mutta ovat yhtälailla tärkeitä hoitaa. Mainostoimistossa tällaisia työtehtäviä voivat olla esimerkiksi asiakkuuksien kuukausilaskutus tai vaikka päivittäiset tuntikirjaukset, jotka jäävät usein paitsioon juoksevien projektitöiden ohella.
Kiireelliset, mutta ei tärkeät työt
Jotkut työt saattavat olla kiireellisiä, mutta ei niin tärkeitä. Nämä saattavat olla sellaisia tulipaloja, joita sinun ei tarvitse itse sammuttaa. Tämän kategorian työtehtävät ovat usein niitä, kun sekoittaa päiväjärjestyksen totaalisesti ja saattaa napata jopa yllättävän ison lohkon kalenterista. Kiireellisten, mutta ei tärkeiden töiden, takia ei kannata jäädä ylitöihin tai polttaa itseään loppuun, sillä ne voi rohkeasti delegoida eteenpäin. Tällaisia töitä saattavat olla esimerkiksi tarjouspyyntöjen lähettelyt tai painotöiden oikoluku, jotka voi delegoida esimerkiksi projektikoordinaattorille tai työharjoittelijalle.
Ei tärkeät, eikä kiireelliset työt
Ei tärkeät, eikä kiireelliset työt pitää pyrkiä eliminoimaan työlistalta kokonaan. Näitä töitä voit tehdä sitten rauhallisina suvantovaiheina kiiresesonkien välissä, kun mitään muuta tähdellistä tehtävää ei ole. Kannattaa myös arvioida onko työtä järkevää tehdä ollenkaan? Jos työ tuntuu täysin turhalta kevätjuhlaliikkeeltä, kannattaa se vain yksinkertaisesti poistaa todo-listalta.
Aikaa voi taivuttaa, venyttää ja kutistaa. Vaikka ajanhallintaan löytyy useita eri tekniikkoja ja teorioita, on se silti jatkuvaa joustamista. Projektipäällikön ammattitaitoa on olla elastinen ja ratkaisulähtöinen aikatauluttaja. Tarkoitus ei ole viedä pois aikaa, vaan luoda edellytyksiä työnteolle sekä saattaa työt valmiiksi asiakkaan kanssa sovittujen määräaikojen puitteissa.
Mikään teoria ei ole täysin aukoton, koska kohta kuitenkin puhelin soi, tai juuri saapunut sähköposti muuttaa kaiken. Tarkasti tehdyt suunnitelmasi kääntyivät taas päälaelleen. Toisinaan mikään ei toimi niinkuin suunniteltiin, ja pitää vain sykkiä töitä eteenpäin kelloon tai kalenteriin katsomatta. Vaikka sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, niin joskus myös tehty työ on parempi kuin täydellinen. Siksi ajanhallinnassa, kuin muussakin projektinhallinnassa, tarpeellisen tarkkuuden määrittely on ensiarvoisen tärkeää.
Mitään kaikkitietävää “ajanhallinnan Graalin maljaa” ei olla tietääkseni vielä löydetty, joten suosittelen sillä välin pelaamaan kalenteri-tetristä ja todo-laivanupotusta.
Ps. Tämän kirjoituksen deadline oli viikko sitten perjantaina. Vaikka blogikirjoitus on tärkeä työ sisäisen markkinoinnin kannalta, niin ei silti niin kiireellinen, etteikö sitä voisi aikatauluttaa uudelleen.
Kirjoittaja työskentelee OSG Agencyllä Account Managerina ja inspiroituu tehokkaasta tiimityöskentelystä sekä luovasta ongelmanratkaisusta.
